Segunda Intervención Individual, "Doce Ingredientes de una Reunión Productiva"

Doce ingredientes de una reunión productiva

            Las reuniones dentro de las organizaciones, son un elemento para comunicarse, coordinar, tomar acciones y decisiones que las harán más productivas y llevaderas, pero no todas las organizaciones pueden dar fe de que sus reuniones son productivas, a pesar de que estas sean inevitables, ya sea por que el propósito de esta no está bien definida, o porque no es necesaria, y porque los involucrados en las mismas no están lo sufrientemente capacitados para debatir las ideas en cuanto aun tema.

            Para que dichas reuniones sean productivas existen algunos ingredientes, que mas que ingredientes son importantes para cualquier departamento de la empresa o para cualquier otra área, como presupuesto, mercadeo, contabilidad, en otros, y que ayudan a no malgastar el tiempo en las organizaciones que no es lo más conveniente, estos ingredientes son:

1.- Necesidad ¿es realmente necesaria?

            No es necesario realizar una reunión si esta en verdad no es realmente necesaria, ya que los costos para que esta se lleve a cabo, son costosos, lo cual no es ventajoso para la organización, ya que no presenta una ventaja para la misma. Por lo tanto lo ideal es que si no es necesaria la reunión, los inconvenientes o dudas pueden hacerse a través de una llamada, una videoconferencia, un correo electrónico o todos aquellos elementos que hoy en día brinda el internet y la era de la información.

2.-  Objetivos: ¿tiene un propósito claro?

            Siempre todas y cada una de las reuniones tiene un objetivo claro, si este no está establecido de esta manera, pues muy difícilmente se podrá entender y llevar cabo una solución con respecto al tema que se colocó en discusión, cuando esto ocurre, lo más posible es que no se llegue a ningún punto o solución, esto es precisamente lo que no debe pasar, no es lo ideal ni lo más idóneo, ya que con esto no se garantiza una dirección correcta y verificación del tema central.

3.- Diseño: ¿está bien diseñada para conducir el proceso y tratar los contenidos adecuadamente?

            Las reuniones no son buenas sino tienen una planificación necesaria o un diseño ya establecido de cómo se tratan los puntos a van a ser analizados, es decir, como se va desarrollar el contenido de la misma, a partir de su planteamiento, pasando por su desarrollo hasta su solución.

4.- Funciones ¿cuenta con papeles claramente definidos?

            El presidente, los facilitadores y los participantes, entre otros son las personas que se encargan de que la reunión de lleve a cabo y tenga una adecuada  oportunidad de intervención generando así el entendimientos de las funciones o aspectos necesarios de la reunión y que no le den especio a pérdidas de material, tiempo y dinero.

5.- Facilitación: ¿cuenta con una buena conducción que facilita su desarrollo?

            El papel de cada uno de los integrantes dentro de las reuniones es clave, es decir, un buen desenvolvimiento de cada uno garantiza la objetividad y que le proceso de comunicación este enfocado y enfatizado en las experiencias y conocimientos de cada uno de ellos es importante, estos elementos facilitan el proceso de la reunión, las preguntas, sugerencias, comentarios deben ser resueltos en el ejercicio de cada uno argumentando verdaderas herramientas y soluciones para el problema.

6.- Participantes: ¿está integrada por los participantes pertinentes?

            Las buenas reuniones se llevan a cabo si y sólo si los participantes son los correspondientes y están en la debida función de sus actividades, ayudados por su capacidades, no se obtiene una reunión productiva si se encuentran personas que no prestan ninguna herramienta provechosa para la misma.

7.- Comunicación: ¿asegura el proceso de una comunicación adecuada?

            El don de la palabra y la buena comunicación es un bendición dentro de las organizaciones, las personas o gerentes que aben comunicarse guardan un sentido de bienestar y productividad dentro de la organización. Hablar adecuadamente, por turnos emitir, recibir temas e ideas, o dejar hablar a la persona que contiene el tema central es fundamental para lograr una adecuada intervención y solución de los problemas.

8.- Tecnología social: ¿se utiliza la técnica más apropiada para conducir el debate y la interacción de los participantes?

            Las técnicas utilizadas en las reuniones son variadas, tratando asuntos formales, informales, generando ideas, o decidiendo en grupos los asuntos propuestos.

9.- Infraestructura: ¿cuenta son sala y equipo eficiente?

            Para ampliar la mente y tener una idea clara de la situación que se presenta en la reunión, es ideal contar con una sala o amplio espacio que cuente con los equipos necesarios, para la comodidad de cada uno de los participantes y que ubiquen portafolios, sillas, adecuadas, equipos de computadora para reflejar documentos o todo aquellos que sea necesario para solventar el problema.

10.- Realimentación: ¿garantiza una realimentación permanente y fluida?

            Esto consiste en ubicar a los participantes, es decir, dónde se encuentran, a dónde van y cuando falta para llegar a su objetivo, esto es uno de los principios básicos para que haya claridad en el tema, que les ayuda a retroalimentarse para asegurarse de ideas y plasmarlas como posibles soluciones.

11.- Eficiencia: ¿se hace un uso eficiente del tiempo?

            El tiempo es un recurso irreversible,  por lo tanto es necesario invertir en el, las reuniones nos pueden comenzar tarde, ser demasiado largos, o no llegar a ningún acuerdo con un tiempo ya consumido, en cambio si sucede los contrario transcurre eficientemente y culmina como se pronóstico produce una agradable sensación profesional.

12.- Eficiencia: ¿produce una sensación de logro y realización?

            Las beneficios de las buenas reuniones son muchos, ya que si esta concluyó en proyectos definidos soluciones alcanzadas, y además termina a tiempo con la lógica participación de los integrantes, evita incluir en la agenda los llamados de emergencia en cuanto a los temas ya tratados en la misma, pues se piensa que son eficientes e ideales donde los participantes terminan con una sensación de satisfacción.

Fuentes: Revista debates IESA volumen XV número 2, abril-junio 2010.

Realizado por:

Sandra Rodríguez

C.I: 17.982.464.

           

Justificación respecto del escrito de José Antonio Arenas.

A pesar de no encontrarse el tema merchandising dentro de los propuestos por la cátedra, me pareció adecuado y pertinente presentarlo como un elemento adicional, en tanto que aborda en términos genéricos lo relacionado al mercadeo de ventas, el cual se torna vital y suele estar monitoreado constantemente dentro de las organizaciones las cuales procuran su cuidado, en aras de lograr proyectar los bienes u ofertas de mercado de tal manera de suscitar el alcance esperado en torno al impacto generado en el cliente.

Se trata de aportar elementos adicionales a la dinámica de mercado desarrollada hasta ahora la cual se relaciona con lo abarcado en clase y sobre todo se encuentra intrínsecamente desarrollado con el desarrollo de marca.

Sexta intervención individual: Análisis de escrito "Merchandising en centros comerciales = La mezcla comercial y las claves del éxito": José Antonio Arenas

Enmarcada dentro de la investigación de mercado libre, es decir, no ligada a cualquier exposición realizada, sino vinculada a la curiosidad reinante respecto de ésta temática en particular, el referido papel de trabajo presentado por José Antonio Arenas, y denominado Merchandising en centros comerciales = La mezcla comercial y las claves del éxito, aborda lo referido al tópico de merchandising o bien llamado mercadeo de ventas. El mismo se traduce en el conjunto de técnicas que se pueden utilizar para optimizar el espacio de venta. Esta materia, se ha desarrollado paralelamente al comercio moderno, alimentario y especializado, al punto tal que ya se encuentra en su madurez. En el presente escrito se describen los métodos que permiten concebir la organización interna, la implantación de productos y las ofertas de los establecimientos comerciales (específicamente los centros comerciales), precisando de ésta manera, cual resulta ser la mezcla comercial que estribe en éxito para la organización.

También se encarga de analizar las relaciones entre el merchandising y los sistemas de comercialización tales como: la venta, la compra, el marketing y la logística aplicados directamente a conjuntos complejos como lo son los centros comerciales. El escrito se dirige a todos aquellos que intervienen en la comercialización, ya sean fabricantes, distribuidores o detallistas.

Utilizando ejemplos propios de centros comerciales europeos, específicamente españoles (Las Lomas en Jaén-foto principal), el autor señala que hace a penas unos pocos años, se aplica una técnica que ayuda a planificar y distribuir las superficies de venta a los promotores de los centros comerciales. De hecho, a lo largo de escrito de destaca como incluso se destina un día en particular en el cual el gerente de dicha área, se encarga de reacomodar y diseñar de la mejor manera la combinación de colores, tejidos y formas para hacer más atractiva la oferta de mercado (indistintamente de cual sea) ante un consumidor. El impacto ha resultado ser tan óptimo que, se ha trasladado su práctica a otros continentes, entre ellos, el latinoamericano, donde hoy día  múltiples tiendas por departamentos e incluso grandes centros comerciales llevan a cabo tales prácticas de merchandising.

Por supuesto, tal y como señala el autor, al ser una práctica tan común, resulta factible que se desarrollen nuevos conceptos asociados, así como elementos adosados a los mismos, los cuales enriquecen la labor y le otorgan nuevas técnicas mas efectivas con el transcurrir del tiempo. Resulta imperante resaltar como no solo el autor hace referencia escrita, sino visual, de tales afirmaciones, mediante fotografías e imágenes visuales el autor ratifica su punto de vista, aspecto que enriquece y dinamiza el texto.

Otro aspecto relevante es aquel en el cual el realiza una extracción puntual de los términos más utilizados por los profesionales del merchandising, con miras a que todos los lectores logremos familiarizarnos con la práctica de manera sencilla. Siendo así, hace alusión a conceptos tales como: Boutique, Bricolage, cadena franquiciada, comercio especializado, fast court, fast food, free standing, GLA, grandes superficies, mall, marca, know how, scalator, rotulo, superficie de venta, entre otros más importantes.

De ésta manera, el escrito aporta elementos vitales e importantes para el conocimiento de la práctica del merchandising. Su estudio resulta útil como previo a su descubrimiento primigenio y próxima aplicabilidad, en tanto que, dota al lector de términos interesantes e importantes para el mercadeo de ventas.

ELABORADO POR:

Salgado, Adriana.

C.I: 18.599.952

Caracas, Enero de 2011.

(Intervención enmarcada en torno al concepto de participación web)

Sexto análisis grupal-caso: Del mercadeo de servicios a la gerencia de servicios.

     ¿Cuál es la diferencia entre el mercadeo de bienes y el mercadeo de servicios? en los últimos años pareciera que la tendencia se orienta en torno a reducir dicha diferencia, relacionando el mercadeo de bienes con el de servicios procurando que éste último forme parte fundamental del primero. Pues bien, ¿cómo logra esto? impidiendo que se limite la venta de un bien a la distribución meramente (es decir, solo hacerlo llegar al consumidor final), sino que además se procure la satisfacción de diferentes necesidades o se proporcionen beneficios adicionales a la compra del bien como tal, los cuales influyan de forma directa en la preferencia del consumidor respecto de la oferta que va a adquirir y a la cual referirá su fidelidad de forma futura (por encima de la competencia).

En un mercado profundamente complejo, donde las decisiones de compra ya no se limitan a la simple mezcla de marketing tradicional (clásicas cuatro p`s), resulta imperante la confluencia de nuevos elementos y prácticas (tres p`s adicionales además de otras estrategias relacionadas al marketing de servicios), las cuales contribuyan a la agregación de valor final para el cliente. Y no basta sólo con un mero planteamiento, debe analizarse hasta su forma de denominación (del término mercadeo de servicios se pasa a la gerencia de servicios), en pro de hacer confluir interactivamente todos los recursos y elementos organizacionales (todos los departamentos), en aras de alcanzar un resultado eficiente, basado en la confluencia sinérgica y no en la mera suma de las partes.    

   

Estos servicios pueden ser brindados antes de la manufactura del bien, durante la misma, en la venta o durante y después del consumo del mismo. De esta manera, la investigación y desarrollo del producto, el control de calidad, la información, atención al cliente,  reciclaje, entre otros, pasan a formar parte del mercadeo del bien, bajo la figura de servicios asociados al mismo. La integración de estos factores viene directamente relacionada a los cambios que ha experimentado el mercado de diferentes productos a lo largo del tiempo, puesto que con el paso de los años tanto la competencia como la demanda de dichos productos ha sido incremental y las organizaciones han denotado que no basta con contar simplemente con una buena imagen, una exitosa oferta de mercado, así como un precio óptimo de la misma en tanto que, los consumidores finales abogan por adquirir un producto que satisfaga de forma integral sus necesidades.

Ciertamente el proceso se torna más complejo, puesto que tanto los gustos y las necesidades del consumidor resultan ser más intrincadas, no se procura únicamente obtener un producto de calidad sino también recibirlo de forma cómoda, con garantía que el mismo se encuentra respaldado por una organización de personal profesional y capacitado que brinda confianza al momento de adquirirlo y que sabe que toma en cuenta al consumidor final en lo que respecta a su investigación y desarrollo, en aras de crear una sólida relación con dicho consumidor, puesto que es él quien forma parte esencial de la oferta que se está adquiriendo. Mediante la implementación del proceso antes descrito, la organización proporciona un valor agregado a la venta del bien y ofrece un servicio de calidad, el cual funge como preferencial dentro del gusto del consumidor respecto de otros proveedores de bienes.

     De ésta manera, es por ello que la perspectiva del mercadeo de servicios ofrece una visión más amplia de las necesidades de los consumidores, en aras de traducir el abanico de soluciones que puede ofrecerle la organización, en una consecución de su problema. Éste aspecto procura que el desempeño organizacional se torne más óptimo, lo cual se traduce en el incremento de las utilidades. La gerencia de servicios se erige sobre la base descrita supra, en pro de mejorar los procesos productivos e internos de la organización aprovechando al máximo los recursos con los que se cuenta.

     La organización que gerencia de forma efectiva los servicios que ofrece considera los factores tanto internos como externos que influyen en la producción de los mismos. Interactúa de forma constante con el exterior, tomando en cuenta las necesidades, gustos de los consumidores así como también evalúa de cerca los aspectos referidos a la competencia existente dentro de su ámbito industrial, con miras a formular las mejores estrategias, en aras de ofrecer las mejores soluciones al cliente, enmarcadas dentro de una óptima y profunda investigación de mercado, la cual se encamine a la obtención de la mayor cantidad de información respecto de las variables que interactúan dentro de él.

     De manera simultánea, la efectiva gerencia de servicios interactúa constantemente con el capital humano con el que cuenta, es decir, también busca la eficiencia interna de los procesos que en ella se llevan a cabo; la comunicación constante entre los departamentos respectivos, se torna fundamental en una organización que procura el alcance de la excelencia. De esta forma, se mantiene actualizada la información relacionada al servicio que se ofrece. Siendo así, la verdadera gerencia de servicios no solo dependerá de un único departamento organizacional, sino de la relación simbiótica y nutritiva que se entable entre ellos, en aras de lograr un flujo informativo efectivo que garantice una óptima comunicación tanto interna como interactiva (con el cliente). Lo importante es incluir al recurso humano en su totalidad dentro del proceso productivo, con el fin de garantizar dicho flujo informativo efectivo el cual estribe en el resultado final esperado: satisfacer la necesidad del cliente.

     Para ello, resulta vital contar con un personal capacitado y entrenado dentro de la cultura del servicio interactivo (el cual posee una serie de principios), al cual sea posible brindársele atribuciones en lo que respecta a la toma de decisiones las cuales se traduzcan en respuestas viables que cumplan tanto las expectativas del cliente como de la organización. Desarrollar integralmente a sus trabajadores es la mejor labor que puede emprender toda organización, capacitarlos en la creación de competencias profesionales y de trato en la atención al cliente garantiza el cumplimiento del objetivo primigenio de la empresa, el cual es el de mercadeo de servicios (relacionado con la venta del servicio), en aras de procurar entablar una relación redituable con el cliente (basada en la fidelidad), aspecto que se materializará únicamente donde no existan barreras departamentales, logrando así una interacción plena.

     Lo antes descrito, no deja a un lado las herramientas conceptuales brindadas en el mercadeo tradicional (mix de mercado: producto, plaza, producción y precio), por el contrario, busca fortalecerlas con nuevos factores adicionales del mercadeo y gerencia de servicios, los cuales denotaron que la totalidad del mercado ya no debe abarcarse de modo simple y plano, sino que producto de su complejidad y enmarañamiento, resulta preciso el desarrollo de nuevas estrategias las cuales procuren el éxito, toda vez que se procure la adaptación a los requerimientos de la clientela.

Para concluir, resulta preciso destacar que éste caso no sólo destaca los cambios de denominación y conceptualización que ha sufrido el servicio, pasando de mercadeo a gerencia, además de incorporársele nuevos elementos a la mezcla de mercado tradicional. Sino que además, incorpora una visión global respecto del servicio, sus estrategias a implementar, la forma de aplicarlo concretamente, así como en el elemento en el cual debe centrarse el cliente, girando a su alrededor, procurando su completa satisfacción y dedicándose a él. No resulta ser una labor sencilla, no obstante, adaptándose a casa tipo de organización, el equipo deberá hacer todo lo que se encuentre a su alcance (con sus recursos y personal determinado) para aplicar las estrategias de manera óptima, garantizando que la misma se aplique bien y se traduzca en utilidades incrementales para la organización.

ELABORADO POR:

Astorga, Victoria.

Gols, Nuria.

Rodríguez, Sandra.

Salgado, Adriana.

Caracas, Enero de 2011.