Doce ingredientes de una reunión productiva
Las reuniones dentro de las organizaciones, son un elemento para comunicarse, coordinar, tomar acciones y decisiones que las harán más productivas y llevaderas, pero no todas las organizaciones pueden dar fe de que sus reuniones son productivas, a pesar de que estas sean inevitables, ya sea por que el propósito de esta no está bien definida, o porque no es necesaria, y porque los involucrados en las mismas no están lo sufrientemente capacitados para debatir las ideas en cuanto aun tema.
Para que dichas reuniones sean productivas existen algunos ingredientes, que mas que ingredientes son importantes para cualquier departamento de la empresa o para cualquier otra área, como presupuesto, mercadeo, contabilidad, en otros, y que ayudan a no malgastar el tiempo en las organizaciones que no es lo más conveniente, estos ingredientes son:
1.- Necesidad ¿es realmente necesaria?
No es necesario realizar una reunión si esta en verdad no es realmente necesaria, ya que los costos para que esta se lleve a cabo, son costosos, lo cual no es ventajoso para la organización, ya que no presenta una ventaja para la misma. Por lo tanto lo ideal es que si no es necesaria la reunión, los inconvenientes o dudas pueden hacerse a través de una llamada, una videoconferencia, un correo electrónico o todos aquellos elementos que hoy en día brinda el internet y la era de la información.
2.- Objetivos: ¿tiene un propósito claro?
Siempre todas y cada una de las reuniones tiene un objetivo claro, si este no está establecido de esta manera, pues muy difícilmente se podrá entender y llevar cabo una solución con respecto al tema que se colocó en discusión, cuando esto ocurre, lo más posible es que no se llegue a ningún punto o solución, esto es precisamente lo que no debe pasar, no es lo ideal ni lo más idóneo, ya que con esto no se garantiza una dirección correcta y verificación del tema central.
3.- Diseño: ¿está bien diseñada para conducir el proceso y tratar los contenidos adecuadamente?
Las reuniones no son buenas sino tienen una planificación necesaria o un diseño ya establecido de cómo se tratan los puntos a van a ser analizados, es decir, como se va desarrollar el contenido de la misma, a partir de su planteamiento, pasando por su desarrollo hasta su solución.
4.- Funciones ¿cuenta con papeles claramente definidos?
El presidente, los facilitadores y los participantes, entre otros son las personas que se encargan de que la reunión de lleve a cabo y tenga una adecuada oportunidad de intervención generando así el entendimientos de las funciones o aspectos necesarios de la reunión y que no le den especio a pérdidas de material, tiempo y dinero.
5.- Facilitación: ¿cuenta con una buena conducción que facilita su desarrollo?
El papel de cada uno de los integrantes dentro de las reuniones es clave, es decir, un buen desenvolvimiento de cada uno garantiza la objetividad y que le proceso de comunicación este enfocado y enfatizado en las experiencias y conocimientos de cada uno de ellos es importante, estos elementos facilitan el proceso de la reunión, las preguntas, sugerencias, comentarios deben ser resueltos en el ejercicio de cada uno argumentando verdaderas herramientas y soluciones para el problema.
6.- Participantes: ¿está integrada por los participantes pertinentes?
Las buenas reuniones se llevan a cabo si y sólo si los participantes son los correspondientes y están en la debida función de sus actividades, ayudados por su capacidades, no se obtiene una reunión productiva si se encuentran personas que no prestan ninguna herramienta provechosa para la misma.
7.- Comunicación: ¿asegura el proceso de una comunicación adecuada?
El don de la palabra y la buena comunicación es un bendición dentro de las organizaciones, las personas o gerentes que aben comunicarse guardan un sentido de bienestar y productividad dentro de la organización. Hablar adecuadamente, por turnos emitir, recibir temas e ideas, o dejar hablar a la persona que contiene el tema central es fundamental para lograr una adecuada intervención y solución de los problemas.
8.- Tecnología social: ¿se utiliza la técnica más apropiada para conducir el debate y la interacción de los participantes?
Las técnicas utilizadas en las reuniones son variadas, tratando asuntos formales, informales, generando ideas, o decidiendo en grupos los asuntos propuestos.
9.- Infraestructura: ¿cuenta son sala y equipo eficiente?
Para ampliar la mente y tener una idea clara de la situación que se presenta en la reunión, es ideal contar con una sala o amplio espacio que cuente con los equipos necesarios, para la comodidad de cada uno de los participantes y que ubiquen portafolios, sillas, adecuadas, equipos de computadora para reflejar documentos o todo aquellos que sea necesario para solventar el problema.
10.- Realimentación: ¿garantiza una realimentación permanente y fluida?
Esto consiste en ubicar a los participantes, es decir, dónde se encuentran, a dónde van y cuando falta para llegar a su objetivo, esto es uno de los principios básicos para que haya claridad en el tema, que les ayuda a retroalimentarse para asegurarse de ideas y plasmarlas como posibles soluciones.
11.- Eficiencia: ¿se hace un uso eficiente del tiempo?
El tiempo es un recurso irreversible, por lo tanto es necesario invertir en el, las reuniones nos pueden comenzar tarde, ser demasiado largos, o no llegar a ningún acuerdo con un tiempo ya consumido, en cambio si sucede los contrario transcurre eficientemente y culmina como se pronóstico produce una agradable sensación profesional.
12.- Eficiencia: ¿produce una sensación de logro y realización?
Las beneficios de las buenas reuniones son muchos, ya que si esta concluyó en proyectos definidos soluciones alcanzadas, y además termina a tiempo con la lógica participación de los integrantes, evita incluir en la agenda los llamados de emergencia en cuanto a los temas ya tratados en la misma, pues se piensa que son eficientes e ideales donde los participantes terminan con una sensación de satisfacción.
Fuentes: Revista debates IESA volumen XV número 2, abril-junio 2010.
Realizado por:
Sandra Rodríguez
C.I: 17.982.464.
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